Informativa globale sulla privacy ISS

I dati personali indicano tutte le informazioni relative a una persona fisica identificata o identificabile (”persona interessata”), come il nome, l’indirizzo, il numero di telefono e l’indirizzo e-mail.

Categorie speciali di dati personali sono usate per descrivere un sottoinsieme di dati personali, considerati maggiormente sensibili, e possono includere informazioni quali razza, origine, religione, orientamento sessuale, informazioni mediche e sanitarie e appartenenze sindacali.

Raccogliamo i dati personali relativi ai nostri dipendenti, potenziali dipendenti (candidati a posti di lavoro), clienti, fornitori, rappresentanti di clienti e fornitori, investitori/azionisti, altri stakeholder e utenti del nostro sito web. Per informazioni sulla raccolta di dati personali secondo il nostro sistema di segnalazione di illeciti (sistema “Speak-Up”), vi invitiamo a fare specificamente riferimento alla Sezione 3 della presente Informativa sulla privacy.

I dati personali che possiamo chiedervi di fornirci includono, ma non sono limitati a, le informazioni di contatto (come ad esempio il nome, l'indirizzo, il numero di telefono e l'indirizzo e-mail), informazioni relative all’impresa, foto, video e documenti d’identità.

Raccogliamo i vostri dati personali per i seguenti scopi:

- Talent management (ad esempio, identificazione di potenziali candidati, assunzione e sviluppo dei dipendenti, ecc.)

- Amministrazione (ad es. amministrazione dei dipendenti, gestione del registro degli azionisti, ecc.)

- Comunicazione (ad esempio, con investitori/azionisti, clienti attuali e potenziali, altre parti interessate, ecc.)

- Comprendere le preferenze di comunicazione: (ad esempio, nel nostro approccio al coinvolgimento dei clienti, utilizziamo un metodo progettato per comprendere le preferenze di comunicazione. Grazie alla comprensione di queste preferenze, miriamo a garantire che le nostre interazioni e le nostre risposte siano personalizzate per risuonare con i nostri clienti e potenziali clienti in modo da favorire una comunicazione chiara, efficace e reciprocamente vantaggiosa).

- Fornitura dei nostri servizi (ad esempio, per semplificare le transazioni, analizzare e ottimizzare le operazioni, promuovere le nostre offerte, gestire i reclami, gestire i rapporti contrattuali, ecc.)

- Approvvigionamento di servizi e prodotti (ad esempio, per semplificare le transazioni, analizzare i mercati, analizzare e ottimizzare la nostra catena di fornitura, gestire i rapporti contrattuali, ecc.)

- Monitoraggio dell'uso dei nostri sistemi e siti web (ad esempio, per garantire un uso sicuro e conforme, per analizzare e personalizzare l'esperienza degli utenti, ecc.)

Il trattamento da parte nostra dei vostri dati personali per i fini sopra esposti si basa sul nostro legittimo interesse inclusi, senza limitazione, i nostri legittimi interessi di attrarre, selezionare e gestire dipendenti, fornire una comunicazione credibile e ad hoc e sviluppare la nostra attività. Possiamo anche elaborare i vostri dati personali allo scopo di soddisfare i requisiti legislativi e normativi. In certe situazioni possiamo anche trattare i vostri dati personali sulla base del vostro consenso.

Ci riserviamo il diritto di poter negare informazioni o servizi se non siamo in grado di identificarvi sulla base delle informazioni fornite. Sebbene sia un vostro diritto non fornirci le informazioni richieste, la mancata comunicazione di tali informazioni potrebbe limitare la nostra capacità di assistervi o soddisfare le vostre richieste.

In linea con i nostri valori e il Codice di condotta, l’integrità aziendale di ISS non è negoziabile. Ci impegniamo a condurre e gestire il nostro business in conformità con la legge e gli elevati standard etici. Abbiamo pertanto implementato un sistema di segnalazione illeciti, denominato sistema "Speak Up" che ci permette di elaborare i vostri dati personali. Per maggiori informazioni sul trattamento dei vostri dati personali incluse, senza limitazione, informazioni sui tipi di dati personali trattati, lo scopo del trattamento, i diritti della persona interessata ecc. consultate la Informativa Privacy e la nostra SpeakUp Policy

Di solito raccogliamo i dati personali direttamente dall'utente (a meno che l'utente non fornisca il proprio consenso a ottenere tali dati da terzi). Raccogliamo i dati personali che ci fornite attraverso l'uso del nostro sito web, dei social media, durante le telefonate con i nostri rappresentanti, quando vi forniamo e amministriamo i servizi e sui moduli o altra corrispondenza da voi compilati.

Se riceviamo dati personali che non abbiamo richiesto e che non sono rilevanti per le attività di trattamento in questione, li cancelleremo o li renderemo permanentemente anonimi, a meno che non sia richiesto dalla legge.

Quando visitate il nostro sito web e acconsentite all’uso dei cookie, questo invierà un cookie al vostro dispositivo. Un cookie è una piccola informazione memorizzata sul vostro disco rigido che ci indica che il vostro computer ha avuto accesso al nostro sito web. Il cookie non è in grado di identificarvi. Se non desiderate utilizzare i cookie, potete impostare il vostro browser per rifiutarli. Se acconsentite al nostro uso dei cookie sul nostro sito web, trattiamo le vostre informazioni personali con riferimento al modo in cui usate il nostro sito web e utilizziamo i cookie per raccogliere dati dal nostro sito web per il nostro legittimo interesse per poter capire quali sono i nostri siti più popolari e le ore di punta, nonché altre informazioni sugli indirizzi IP (Internet Protocol), l'inoltro di indirizzi di siti web, protocolli sulle attività delle applicazioni e i protocolli di errore che ci aiutano a migliorare i contenuti e semplificare la navigazione sul nostro sito web.

ISS utilizza Google Analytics o strumenti simili per ottenere informazioni sulle tendenze relative alle interazioni degli utenti con il nostro sito web, per fini di amministrazione del sistema, nonché per identificare i problemi e migliorare il sito web. Google Analytics utilizza cookie proprietari per segnalare le interazioni dei visitatori. Questi cookie sono utilizzati per memorizzare informazioni quali l'ora della visita corrente, le visualizzazioni precedenti della pagina da parte del visitatore e la pagina che ha indirizzato il visitatore alla pagina web. Per ulteriori informazioni su Google Analytics e i link alle norme sulla privacy di Google nonché ad uno strumento di uscita per Google Analytics, visitare https://support.google.com/analytics e controllare la sezione sulla Privacy e Sicurezza dei dati .

Senza il vostro consenso, nessun cookie controllato da ISS verrà inserito sul vostro dispositivo. Derogano a questa regola i cookie necessari per la funzionalità centrale del sito. Potete scegliere un'impostazione nel browser che consenta la memorizzazione dei cookie solo previo consenso. Se desiderate accettare solo i cookie di ISS, ma non i cookie dai nostri fornitori di servizi e partner, potete selezionare l'impostazione «Blocca cookie di terze parti» nel brows0er. In generale, è prevista una visualizzazione mediante la funzione di aiuto nella barra dei menu del browser web che descrive come rifiutare i nuovi cookie e disabilitare quelli già ricevuti. Qui trovate istruzioni dettagliate per la rimozione dei cookie:

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Il nostro sito web potrebbe contenere collegamenti a siti web di terzi. Si prega di notare che i termini di questa informativa sulla privacy globale di ISS non si applicano a siti web esterni. Se desiderate scoprire come una terza parte tratta i propri dati personali, dovete contattare tale terza parte e fare riferimento alla relativa informativa sulla privacy.

Potremmo divulgare o fornire i vostri dati personali a terzi per uno dei motivi indicati nella precedente sezione 2. Rientrano tra tali terze parti: altre persone giuridiche, rappresentanti, consulenti esterni e fornitori di servizi e contraenti (come qualsiasi provider di posta elettronica, rappresentanti aziendali o servizi di supporto), agenzie governative, incluse le autorità preposte all'applicazione della legge, di vigilanza e di risoluzione delle controversie (o qualsiasi altro ente necessario, ai fini di una divulgazione, per legge o ordine del tribunale), e qualsiasi altra persona fisica o giuridica per cui avete autorizzato la divulgazione.

Se inoltriamo le vostre informazioni a terzi che trattano informazioni personali per nostro conto, adottiamo tutte le misure ragionevoli per garantire che queste terze parti applicheranno misure organizzative e tecniche appropriate e siano vincolate da obblighi di riservatezza e privacy per proteggere i vostri dati personali. La potenziale divulgazione dei vostri dati personali è effettuata in conformità con i requisiti legali. Questo significa che il trattamento è tutelato da accordi di trattamento dei dati, per garantire che i dati non vengano elaborati per scopi diversi da quelli espressamente dichiarati e per garantire l’adozione di misure di sicurezza adeguate dalle nostre terze parti per proteggere i vostri dati personali.

Non divulgheremo i vostri dati personali a organizzazioni terze situate al di fuori del Paese in cui abbiamo ricevuto le vostre informazioni (a seconda dei casi) senza il vostro previo consenso scritto, ad eccezione di quanto indicato di seguito o nel caso in cui la divulgazione sia altrimenti autorizzata o richiesta dalla legge o da un ordine del tribunale.

Possiamo trasferire i vostri dati personali all'interno del Gruppo ISS e alle nostre attività o appaltatori situati al di fuori dell'UE/SEE. Tuttavia, tale trasferimento non modifica il nostro impegno a salvaguardare i vostri dati personali ai sensi della presente Informativa sulla privacy.

Se i vostri dati personali vengono trasferiti al di fuori dell'UE/SEE, ISS garantisce un livello di sicurezza adeguato trasferendo i dati in paesi approvati dalla Commissione UE come dotati di un livello di protezione adeguato, oppure stipulando un contratto adeguatamente redatto tra ISS e l'entità non UE/SEE che riceve i dati.

ISS può utilizzare i vostri dati personali per fornirvi informazioni sui nostri servizi e prodotti o su quelli forniti da terzi, se ritenuti rilevanti per voi. Con il vostro specifico consenso, possiamo fornire i vostri dati personali a tali organizzazioni terze per specifiche finalità di marketing.

In base alla natura del nostro rapporto d'affari, potremmo volervi utilizzare come riferimento per promuovere la nostra attività presso altri. In questi casi, chiederemo il vostro consenso specifico e divulgheremo i dati personali solo nella misura in cui avremo il vostro consenso.

Potete chiederci in qualsiasi momento di non contattarvi per prodotti o servizi e di non divulgare i vostri dati ad altri a tale scopo contattandoci o, se del caso, cliccando sul pulsante "unsubscribe" nei nostri messaggi e-mail promozionali.

Salviamo i vostri dati personali in archivi e registri in formato cartaceo e/o elettronico. Abbiamo messo in atto le misure protettive previste dalla legge per proteggere i dati personali che trattiamo da uso improprio, interferenza, perdita, accesso non autorizzato, modifica o divulgazione. ISS applica diverse misure tecniche di sicurezza. Tra queste rientra una vasta gamma di sistemi e misure di sicurezza della comunicazione, nonché la custodia di documenti cartacei e l’uso della crittografia. Inoltre, l'accesso ai vostri dati personali sarà limitato a coloro che ne fanno richiesta per adempiere a tale scopo.

Conserviamo i vostri dati personali solo per il tempo necessario allo scopo per il quale trattiamo i dati e in conformità con lo standard del nostro gruppo sulla conservazione e cancellazione.

Se siete dipendenti di ISS, conserveremo i vostri dati personali per un periodo massimo di cinque (5) anni dalla fine del rapporto di lavoro o per un eventuale periodo più lungo in base a quanto richiesto dalla legge locale applicabile.

Se vi state candidando per un posto di lavoro conserveremo i vostri dati personali per future possibilità di assunzione in conformità con il vostro consenso. In caso di potenziale controversia con riferimento al processo di selezione, i vostri dati personali possono essere conservati fino a un massimo di sei (6) mesi dal completamento del processo di selezione.

Se siete investitori o azionisti, conserveremo i vostri dati fino a quando resterete investitori o azionisti e, se rilevante per specifici documenti aziendali, fino a quando ISS esiste come società.

Se i vostri dati personali fanno parte dei registri finanziari, li conserveremo generalmente per un periodo di cinque (5) anni dalla fine dell'anno finanziario a cui i registri si riferiscono oppure per periodi più lunghi secondo quanto richiesto dalla legge applicabile.

Se avete espresso il vostro consenso a ricevere direct marketing mediante mezzi elettronici, siamo obbligati a conservare i vostri dati personali fino a due (2) anni dal ritiro del vostro consenso al fine di documentare la compliance con le norme applicabili in materia di spam.

Se siete utenti del nostro sito web, vi invitiamo a consultare la durata di conservazione dei cookie sopra riportata.

Se siete clienti o fornitori attuali o potenziali, conserveremo generalmente i vostri dati personali per la durata di cinque (5) anni dopo l’ultima interazione con voi.

Adottiamo misure adeguate per distruggere o anonimizzare in modo permanente tutti i dati personali dopo che non possono più essere utilizzati in conformità con la presente Informativa sulla privacy.

Adottiamo misure adeguate per garantire che possiate esercitare i vostri diritti di protezione dei dati. Salvo altrimenti indicato nella normativa specifica sulla protezione dei dati, vi spettano i seguenti diritti:

Avete diritto ad accedere ai vostri dati personali e ad ottenerne una copia. Avete anche diritto a correggere i dati personali che trattiamo nonché a cancellarli. Potete opporvi al trattamento da parte nostra dei vostri dati personali, incluso il trattamento dei vostri dati personali a scopo di marketing diretto, o chiederci di limitare il trattamento. Inoltre, in alcuni casi potete richiedere una copia dei vostri dati personali in un formato strutturato, di utilizzo comune e leggibile a macchina e avete il diritto di trasmettere tali dati ad un altro titolare del trattamento (portabilità dei dati). Se il trattamento dei vostri dati personali si basa esclusivamente sul vostro consenso, potete ritirare tale consenso in qualsiasi momento. La revoca del vostro consenso non ha valore retroattivo e non interferisce con il nostro trattamento dei vostri dati personali prima del ritiro del consenso.

Se avete domande sulla presente Informativa sulla privacy o desiderate esercitare i vostri diritti di protezione dei dati, potete contattare il nostro responsabile della protezione dei dati del gruppo scrivendo a:

- Indirizzo: Responsabile della protezione dei dati del gruppo, ISS A/S, Buddingevej 197, DK 2860 Soeborg, Danimarca

- E-mail: dpm@group.issworld.com

L’esercizio dei vostri diritti di protezione dei dati è gratuito. In conformità con la legge applicabile sulla protezione dei dati potranno invece esservi addebitati i costi di eventuali copie supplementari dei vostri dati personali.

Prima di rispondere a una richiesta di dati, dobbiamo confermare l'identità dell'interessato. Pertanto, una richiesta di dati personali deve essere integrata da informazioni pertinenti necessarie a ISS per identificarvi ed elaborare la vostra richiesta. Se del caso, adotteremo misure ragionevoli per garantire che i dati personali siano corretti o cancellati, vi notificheremo la correzione/cancellazione, nonché notificheremo qualsiasi altro destinatario dei dati personali laddove siamo tenuti a farlo ai sensi delle normative applicabili in materia di protezione dei dati.

Potrebbero verificarsi situazioni in cui dovremo rifiutare una richiesta di correzione o cancellazione. In questi casi, potete richiedere di includere una dichiarazione con i dati personali che desiderate siano corretti o cancellati.

Elaboreremo e risponderemo alla vostra richiesta senza ritardi ingiustificati e in ogni caso entro un (1) mese dal ricevimento della richiesta, a meno che non abbiamo il diritto di estendere il periodo di risposta in base alle leggi applicabili sulla protezione dei dati. In caso di proroga, vi informeremo in merito, insieme alle ragioni del ritardo. Se non possiamo soddisfare la vostra richiesta, riceverete una spiegazione scritta del perché, nonché i dettagli delle vostre ulteriori opzioni se non siete soddisfatti della nostra risposta.

Siete invitati a contattarci in forma anonima. Tuttavia, se scegliete l'anonimato, la nostra capacità di fornirvi i servizi o le informazioni di cui avete bisogno è limitata.

Se desiderate presentare un reclamo in merito al trattamento dei vostri dati personali, contattate il nostro Responsabile della protezione dei dati del Gruppo:

- Telefono +45 38 17 00 00

- Indirizzo: Responsabile della protezione dei dati del Gruppo, ISS A/S, Buddingevej 197, DK 2860 Soeborg, Danimarca

- E-mail a dpm@group.issworld.com

Faremo del nostro meglio per risolvere il vostro reclamo nel più breve tempo possibile. Se non siete soddisfatti dell'esito del vostro reclamo, potete rivolgervi a:

Datatilsynet (l'Autorità danese per la protezione dei dati)

- Telefono: +45 33 193 200

- Indirizzo: Datatilsynet, Carl Jacobsens Vej 35, 2500 Valby, Danimarca

- Sito web: www.datatilsynet.dk

Per ulteriori informazioni sulla privacy in generale, è possibile visitare il sito web dell'Autorità danese per la protezione dei dati all'indirizzo www.datatilsynet.dk.

Possiamo rivedere, modificare o rivedere la nostra Informativa sulla privacy e il modo in cui trattiamo i dati personali di tanto in tanto. Pubblicheremo l'Informativa sulla privacy aggiornata sul nostro sito web all'indirizzo www.issworld.com. Eventuali termini rivisti entreranno in vigore a partire dalla data di pubblicazione.

Scaricate qui i file relativi alla politica BCR dell'ISS:

Politica ISS BCR
ISS BCR Appendici 1-8

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