CODICE DI CONDOTTA E SPEAK UP

Condotta aziendale responsabile & Speak Up

ISS è impegnata in una condotta aziendale etica e responsabile. Questo impegno è fermamente radicato nei nostri Valori (Unità, Onestà, Responsabilità, Imprenditorialità e Qualità) e sostenuto dal nostro Codice di Condotta.
Codice di condotta ISS
Segnalare un problema

Codice di condotta ISS

Il Codice di Condotta di ISS si applica a tutte le aziende e ai dipendenti di ISS e stabilisce i principi chiave per condurre la nostra attività in modo etico e responsabile, in linea con i nostri Valori. Esso guida la condotta e il comportamento di tutti i dipendenti di ISS durante il rapporto di lavoro e in qualsiasi impegno con i colleghi di ISS, i nostri clienti e i loro dipendenti, i partner commerciali e gli altri stakeholder di ISS.

A supporto del nostro Codice di Condotta e al fine di garantire una buona governance aziendale, ISS ha implementato una serie di politiche e standard di conformità, alcuni dei quali sono disponibili qui:
Documenti di governance aziendale
Leggi il Codice di condotta ISS
Il nostro scopo

Connettere persone e luoghi per far funzionare meglio il mondo

Politica di espressione

In linea con i Valori e il Codice di Condotta di ISS, l'integrità aziendale di ISS non è negoziabile. ISS si impegna a condurre la propria attività nel rispetto della legge e di elevati standard etici.

ISS ha adottato una politica e un sistema di segnalazione "Speak Up" che consente ai dipendenti, ai clienti, ai partner commerciali e agli altri stakeholder di segnalare le proprie preoccupazioni in modo sicuro e riservato.

Se siete dipendenti, clienti, partner commerciali o altri stakeholder e ritenete che vi sia una violazione del Codice di Condotta di ISS, delle nostre politiche o delle leggi e dei regolamenti pertinenti, vi incoraggiamo a parlare e a segnalarlo. Segnalando, agite nello spirito del nostro Codice di Condotta e dei nostri Valori e contribuite a proteggere la nostra attività e la nostra reputazione.

Ci sono diversi modi per segnalare un problema. A seconda della natura e della gravità del problema, potete rivolgervi in primo luogo al vostro supervisore o manager, al responsabile locale di Persone e cultura, al direttore legale locale o al CFO locale.
Leggi la Speak Up Policy di ISS

Sistema Speak Up

Se desiderate segnalare un problema che rientra nell'ambito della politica Speak Up, potete farlo accedendo al sistema Speak Up. Tutte le comunicazioni saranno anonime e confidenziali, salvo diversa indicazione. Per agevolare le indagini, vi invitiamo a identificarvi e a spiegare il vostro problema in modo sufficientemente dettagliato.
Tutte le richieste saranno trattate in modo confidenziale e in conformità con la Speak Up Policy.
Cosa segnalare nel sistema Speak Up
Il canale Speak Up ha lo scopo di fornire un canale sicuro e riservato per segnalare sospetti di cattiva condotta, possibili violazioni di regolamenti o politiche interne o preoccupazioni che potrebbero avere un impatto negativo sulla reputazione, sulle operazioni e sulle prestazioni dell'attività di ISS e che, a causa della natura del problema, non possono essere segnalate attraverso le normali linee di segnalazione.

È possibile stabilire se la propria preoccupazione debba essere segnalata tramite il sistema Speak Up facendo riferimento alla Speak Up Policy

La natura dei problemi potrebbe includere

- attività illecite, ad esempio atti criminali come violazioni di obblighi di non divulgazione, abuso di fondi, furto, false dichiarazioni fraudolente, appropriazione indebita, frode e corruzione;

- frode finanziaria, ad esempio manipolazione della contabilità, mancato rispetto delle procedure di controllo interno, appropriazione indebita di beni o dichiarazioni fraudolente;

- corruzione, ad esempio conflitti di interesse, corruzione, sponsorizzazioni, donazioni, regali o pagamenti agevolati;

- atti gravi da parte dell'alta dirigenza che non possono essere segnalati attraverso i canali locali senza il rischio di un impatto negativo;

- violazione delle leggi sulla concorrenza, ad esempio fissazione dei prezzi, scambio di informazioni sensibili sui prezzi o collusione con i concorrenti;

- gravi pericoli per l'ambiente, la salute o la sicurezza, compresa la sicurezza alimentare;

- attività che, in base alla legge, al trattato o all'accordo, costituiscono una condotta gravemente scorretta, ad esempio pratiche discriminatorie, molestie sessuali, utilizzo di lavoro minorile o violazioni dei diritti umani;

- violazioni in altre aree definite dalla Direttiva UE sugli informatori, ad esempio appalti pubblici, riciclaggio di denaro e finanziamento del terrorismo, sicurezza e conformità dei prodotti, salute pubblica, protezione dei dati e violazioni della sicurezza delle informazioni.

Le questioni relative a termini di impiego, problemi sul posto di lavoro (come i conflitti con colleghi e manager), sanzioni disciplinari, pagamento corretto e tempestivo di stipendi e benefit non rientrano nell'ambito della Speak Up Policy. Devono quindi essere normalmente segnalate al proprio superiore o al Responsabile People & Culture locale e devono essere risolte localmente.

Se non vi sentite a vostro agio nell'affrontare la questione all'interno delle linee di segnalazione locali o se la questione non è risolta in modo soddisfacente, utilizzate il sistema Speak Up per segnalare i vostri dubbi.

Processo di indagine
Le questioni presentate online o tramite l'hotline del sistema Speak Up saranno esaminate da uno studio legale esterno per salvaguardare il processo dai conflitti di interesse, prima di inviare la segnalazione al Responsabile dell'Internal Audit del Gruppo o di inoltrarla agli enti ISS competenti.

Il Responsabile dell'Internal Audit del Gruppo deve: (i)registrare e confermare entro 7 giorni tutte le segnalazioni, (ii)considerare la gravità e la credibilità della segnalazione presentata e (iii)procedere di conseguenza nella determinazione dell'azione appropriata. Alcune segnalazioni possono essere risolte senza richiedere indagini.

Il Responsabile dell'Internal Audit del Gruppo può analizzare la segnalazione con il Comitato di integrità aziendale di ISS o il Comitato di controllo e rischio di ISS e con qualsiasi membro senior della direzione. Il Responsabile dell'audit interno del gruppo può anche incaricare di assistere nell'indagine e nell'analisi dei risultati figure come revisori esterni, investigatori e/o consulenti legali.

Qualora un'indagine dimostri una violazione delle politiche e/o delle leggi e normative di ISS, saranno adottate misure correttive appropriate. Quando legalmente possibile e a seconda delle circostanze, ISS vi informerà dell'azione prevista o intrapresa come follow-up della segnalazione e del motivo di tale follow-up.

Protezione - Nessuna ritorsione contro chi effettua la segnalazione
Se segnalate un problema a ISS in buona fede, faremo in modo che non vi siano azioni discriminatorie o ritorsive nei vostri confronti a seguito di una segnalazione Speak Up.

Le leggi nazionali, ove applicabili e pertinenti, che potrebbero fornire una migliore protezione a seguito della segnalazione e dell'indagine Speak Up, integreranno o sostituiranno la presente procedura.

Per ritorsione si intende qualsiasi atto o omissione diretto o indiretto che causi o possa causare un danno ingiustificato al segnalante. Se ritenete di aver subito ritorsioni a seguito di una segnalazione oppure per aver preso parte a un'indagine, dovete segnalare immediatamente tale ritorsione percepita al Responsabile dell'audit interno del gruppo (di seguito i dettagli di contatto) o utilizzando il sistema Speak Up. Tutte queste segnalazioni saranno oggetto di indagini riservate.

Opzioni di reporting alternative: segnalazione alle autorità°
Se si risiede nell'UE, è anche possibile segnalare una problematica tramite un canale esterno locale disponibile nel proprio Paese, gestito da un'autorità locale che consente segnalazioni simili a quelle effettuate internamente a ISS.

Per informazioni sulle autorità che gestiscono canali di segnalazione esterni, consultare la Pagina web di condotta aziendale responsabile & Speak Up.

In Italia il canale esterno di segnalazione è gestito dall'ANAC (accessibile al sito web https://www.anticorruzione.it/-/whistleblowing)

Vi incoraggiamo comunque a segnalare prima eventuali problematiche a ISS.

Dati personali
La raccolta, il trattamento e l'eventuale divulgazione dei dati personali inviati tramite il sistema Speak Up saranno effettuati in conformità con le leggi applicabili in materia di protezione dei dati, compreso il Regolamento generale sulla protezione dei dati dell'UE e la Legge danese sulla protezione dei dati.