ESEMPIO

Servizi come e dove necessari, anche in momenti straordinari

Con il 90% dei dipendenti di Outotec che attualmente lavorano da remoto, ISS ha sapientemente adeguato i suoi servizi in modo da garantire che possano soddisfare le esigenze di questa nuova situazione. Adesso i pranzi possono essere recapitati a casa dei dipendenti dal ristorante per il personale, alcuni uffici hanno chiuso allo scopo di ridurre il consumo energetico e la pulizia in quelli ancora aperti è stata intensificata.

FI case - Jouni Mäkinen Outotec 2

COVID-19

risposta agile

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spazio ufficio ridotto

La collaborazione tra Outotec e ISS, in essere da più di dieci anni, ha raggiunto il punto in cui il Direttore di Facility & Premises Services, Erkko Malinen di Outotec, e l’Account Director di ISS, Anssi Kuosmanen, non hanno più bisogno di incontri formali. Si incontrano invece in totale relax davanti a un caffè presso la sede Espoo di Outotec, dove anche Anssi spesso lavora.  

“Il numero di incontri formali è diminuito in misura significativa, poiché durante la settimana ci incontriamo spesso comunque naturalmente e inoltre siamo quotidianamente in contatto,” spiega Erkko.  

Nonostante le circostanze senza precedenti che il mondo sta vivendo, questo contatto quotidiano è proseguito più o meno normalmente. I servizi sono stati modificati per adattarsi alle esigenze attuali di Outotec e entrambe le aziende sono pronte a rispondere rapidamente all’evolversi delle situazioni.  

“È stato davvero lodevole quanto sia stato snello il processo per adeguare i servizi che ISS fornisce in questi tempi eccezionali,” dichiara Erkko.

“La nostra collaborazione meravigliosamente facile con ISS assicura che siamo ben preparati ai cambiamenti.”

Erkko Malinen, Direttore Facility & Premises Services presso Outotec
Un’esperienza gustosa 

Le radici di Outotec e ISS risalgono a molti anni fa. Mentre le due aziende collaborano direttamente dal 2010, in precedenza Outotec acquistava i servizi ISS indirettamente, tramite il campus Outokumpu. La collaborazione si è estesa gradatamente e oggi ISS fornisce servizi nelle sedi di Lappeenranta, Espoo e Outokumpu. Questi servizi includono i servizi di reception, cleaning, manutenzione e ristrutturazione denominati da Erkko e Anssi servizi di tuttofare.  

“Una delle ultime aggiunte è la gestione energetica, che è stata adottata presso qualcuna delle nostre sedi,” dichiara Anssi.  

Oltre alla gestione energetica, un’altra aggiunta degna di nota alla gamma dei servizi è rappresentata dal servizio di ristorazione presso gli uffici di Espoo.  

“Abbiamo collaborato al lavoro di ristrutturazione e infine aperto il ristorante nel 2020. Il ristorante è un elemento fondamentale dell’esperienza del cliente, che ci fa guadagnare ogni giorno un posto nella vita del cliente, pranzo dopo pranzo,” afferma Anssi.  

“Forma anche una parte deliziosa dell'esperienza del cliente. L’ufficio è situato di fronte allo shopping centre Iso Omena, quindi la posizione è interessante e impegnativa, con molta concorrenza per il ristorante. Tuttavia il feedback è stato positivo su tutta la linea, con risultati di prim’ordine nel sondaggio Happy-or-Not,” aggiunge Erkko.  

Il ristorante dispone anche di macchine a controllo automatico che permettono ai dipendenti di acquistare qualcosa da mangiare o bere a qualsiasi ora del giorno.  

“Le macchine a controllo automatico hanno funzionato bene nel ristorante del personale, aperto solo per i dipendenti, introducendo un po’ di flessibilità nella vita dei dipendenti,” spiega Anssi.  
FI case - Soili Sandberg Outotec 1
FI case - Irmeli Salminen Outotec 1
Pranzi consegnati agli uffici domestici 

Quando è entrato in vigore il passaggio alle attuali condizioni eccezionali, il ristorante è stato in grado di reagire immediatamente, garantendo la stabilità della fornitura dei pasti. Inizialmente il servizio è passato da un’impostazione basata su buffet a pasti pre-porzionati, con operazioni ottimizzate per evitare il contatto. Quando quasi il 90% delle persone che lavoravano in ufficio sono passate allo smart working, il direttore del ristorante, Osku Toivanen, di ISS, ha messo a punto il servizio jumISSa che aiuta i dipendenti Outotec a ordinare i pranzi che vengono consegnati direttamente alle loro abitazioni. 

“Ogni giorno recapitiamo circa 50 pranzi agli uffici domestici dei dipendenti di Outotec,” spiega Anssi.  

“Siamo rimasti molto sorpresi da come il passaggio allo smart working sia stato snello per la maggior parte dei dipendenti. Abbiamo prestato ai dipendenti sedie da scrivania e monitor per consentire loro di lavorare conformemente ai criteri ergonomici anche dalle loro abitazioni. I pranzi consegnati direttamente a casa rendono anche più snello lo svolgimento della giornata lavorativa,” dichiara Erkko.  

Scalabilità: un asset fondamentale 

Oltre alle soluzioni innovative nei servizi di ristorazione, sono state intensificate le operazioni di cleaning e, conseguentemente, i servizi di reception vengono gestiti con meno personale. Poiché ci sono molti meno dipendenti presenti sul posto rispetto alla normalità, alcuni degli uffici sono stati interamente chiusi. 

“Abbiamo chiuso il 60% dei nostri uffici, cosa che ha ridotto in maniera significativa il consumo energetico nella proprietà,” dichiara Erkko.  

“I nuovi adeguamenti hanno liberato tempo prezioso e di conseguenza abbiamo riorganizzato il nostro lavoro e intrapreso mansioni che normalmente sarebbero programmate più avanti nella stagione estiva, come la pulizia delle finestre. Mentre il tasso di utilizzo della proprietà è calato sensibilmente, gli interventi di manutenzione devono essere ancora eseguiti e le strutture devono essere tenute pulite e sicure,” spiega Anssi.  

Per Erkko, l’opportunità di adeguare l’entità globale dei servizi in modo da soddisfare le esigenze di cambiamento è stata particolarmente importante in questa situazione senza precedenti. Una volta che la situazione inizia a tornare alla normalità, entrambe le aziende avranno bisogno di riesaminare l’entità del servizio e decidere cosa è necessario. Anssi ed Erkko hanno anche già iniziato a considerare se lo smart working sia destinato a fare definitivamente parte del normale lavoro d’ufficio.  

“Sarà solo il tempo a dirlo. La nostra collaborazione meravigliosamente facile con ISS assicura che siamo ben preparati ai cambiamenti,” riassume Erkko.  

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