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Come ottimizzare i risultati aziendali attraverso la progettazione dello spazio lavorativo e dei servizi

Cambiamento dei dati demografici del lavoro, crescente guerra dei talenti, bassi livelli di coinvolgimento dei dipendenti e continua necessità di ottimizzazione ed efficienza in termini di costi sono solo alcune delle sfide che i business manager continuano ad affrontare. Lo spazio lavorativo, se usato come strumento strategico, può assicurare tutto ciò.

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È opinione comune e largamente accettato che noi esseri umani percepiamo e capiamo il mondo attorno a noi attraverso i nostri sensi e che il nostro comportamento è modellato e influenzato dall’ambiente che ci circonda. 

Diversi studi hanno mostrato che diventiamo più produttivi e creativi se siamo circondati dagli elementi della natura, diventiamo più comunicativi negli spazi aperti e siamo felici quando lo sono le persone attorno a noi. 

Cosa ha quindi a che fare tutto ciò con lo spazio lavorativo? 

Se riconosciamo che le persone e l’ambiente fisico che ci circondano possono avere un forte impatto su di noi — sia consciamente che inconsciamente — allora lo spazio lavorativo diventa lo strumento strategico più importante per un manager che intende rafforzare determinati comportamenti o produrre un cambiamento comportamentale all’interno di un’organizzazione. 
1200x627 How leaders can optimize business outcomes through workspace and service design

“File di scrivanie vuote costituiscono un uso efficiente di uno spazio lavorativo (ufficio)? E in che modo questo spazio potrebbe essere usato per altre attività che creano valore organizzativo?”

Gitte Andersen, Responsabile globale ISS gestione e progettazione spazi di lavoro
Lo spazio lavorativo come strumento strategico per l’ottimizzazione aziendale 

Nonostante l’ovvio impatto dell’ambiente su noi come esseri umani, la ricerca continua a mostrare che solo il 13% dei lavoratori mondiali sono altamente coinvolti e soddisfatti del loro spazio lavorativo. È vero anche il contrario, con l’11% dei dipendenti fortemente insoddisfatti dei loro uffici, oltre che altamente non coinvolti. 

Per cambiare le cose, i business manager devono modificare la loro percezione dello spazio lavorativo dall'essere una spesa operativa a diventare una risorsa attiva che può essere utilizzata per guidare l’ottimizzazione aziendale, e come strumento per l’auspicato cambiamento aziendale. 

Come spiega Gitte Andersen, Responsabile globale ISS gestione e progettazione degli spazi di lavoro: 

“Per superare le barriere competitive che molte aziende si trovano ad affrontare e rafforzare la prestazione organizzativa, è importante che i top leader considerino come il loro spazio lavorativo supporti gli obiettivi e i target dell’organizzazione. Ad esempio, se un’azienda è concentrata sul migliorare la collaborazione, avere uffici individuali dove i dipendenti non interagiscono con i colleghi per la maggior parte del giorno, non è una soluzione ottimale. 

Anche considerare il modo in cui i dipendenti utilizzano un ambiente di lavoro come l’ufficio può supportare gli obiettivi strategici di un'azienda. Ad esempio, la ricerca indica che i lavoratori della conoscenza trascorrono alla scrivania il 30-55% del loro tempo. Questo pone la domanda: file di scrivanie vuote costituiscono un uso efficiente di uno spazio lavorativo (ufficio)? E in che modo questo spazio potrebbe essere usato per altre attività che creano valore organizzativo?” 



Lo spazio lavorativo non ce la fa da solo – servono persone per portarlo in vita 

Ovviamente, lo spazio non è il fattore quintessenziale in uno spazio lavorativo. Non crediamo affatto, per esempio, che cultura e valori possano essere integrati nei muri o fissati nella vernice, durante la costruzione di un edificio. 

Servono persone per portare ciò in vita. 

Così, mentre la progettazione dello spazio lavorativo crea l’ambiente fisico necessario per facilitare un cambiamento e/o guidare l’ottimizzazione — è il servizio con un tocco umano che può creare una connessione emotiva, rafforzando e potenziando la cultura desiderata e portando in vita i valori dell’organizzazione. 

 
Il design thinking è fondamentale per spazi lavorativi ottimizzati 

Per far funzionare uno spazio lavorativo — servizio e spazio devono essere allineati e progettati per specifici risultati desiderati, focalizzando l'attenzione sulle esigenze del dipendente. 

Lavorare con metodologie dedicate per la progettazione dello spazio lavorativo e dei servizi ci consente di concentrarci su quali servizi creano il maggiore valore emotivo per i dipendenti — quali fattori fisici migliorano o riducono la workplace experience del dipendente e ottimizzano lo spazio e i servizi verso i risultati aziendali auspicati. 

Ad esempio, per i manager che vogliono ottimizzare l’efficienza del dipendente e facilitare coloro che lottano con il work-life balance — servizi di assistenza diurna o babysitting possono essere soluzioni ottimali per entrambi gli obiettivi, migliorando al contempo la workplace experience generale. 

In altri casi e per aziende che cercano di passare da una struttura a silos a un’impostazione più distesa e collaborativa, può valere la pena progettare uno spazio lavorativo open. Una struttura open space consente maggiori opportunità di incontro e interazione sociale, anche nelle aree dei servizi, come per es. durante le pause caffè. 

Alla fine non importano preferenze ed esigenze — è solo coniugando progettazione di spazio lavorativo e service design thinking che possiamo creare una workplace experience olistica, dove tutti gli spazi hanno un significato e ogni service encounter può fare la differenza nella vita quotidiana di una persona. 

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