SPEAK UP

Segnalare questioni serie e delicate

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ISS ha adottato ‘Speak Up’, una politica e sistema di reporting grazie a cui i dipendenti, i business partner e altri stakeholder possono riferire questioni serie e delicate in maniera riservata.

Come funziona

Il canale Speak Up ha l’intento di segnalare questioni gravi e delicate che potrebbero avere un impatto negativo sulle operazioni e lo svolgimento dell’attività di ISS e che, per la natura della situazione, non possono essere comunicate o segnalate attraverso i normali canali di reporting. 

ISS assicura che tutte le questioni sono trattate in modo serio ed appropriato. Potete stabilire se il vostro oggetto è una questione locale o del gruppo facendo riferimento alla guida Speak Up sotto riportata. Ogni reclamo sarà ricevuto dal responsabile dei controlli interni del gruppo. 

Per aiutarvi a valutare se un evento avverso è una questione grave o delicata e per trovare il canale di reporting più appropriato, vi consigliamo di leggere la guida sottostante. 

La guida non è esaustiva in termini di cosa può essere comunicato secondo la politica Speak Up e fornisce una panoramica sui tipi di segnalazione degli eventi avversi per tutti gli stakeholder. Dovreste sempre applicare il vostro giudizio personale prima di trasmettere una segnalazione a Speak Up. 

Riservatezza 

Tutte le comunicazioni saranno anonime e riservate salvo altrimenti espressamente e direttamente da voi indicato. Siete incoraggiati a identificarvi e illustrare la vostra questione o preoccupazione in modo sufficientemente dettagliato per facilitare l’indagine della situazione. Indagini e domande di follow-up potrebbero non essere possibili, a meno che la fonte delle informazioni non sia identificata. Al fine di aiutare ISS a condurre un’indagine su un reclamo, vi invitiamo a fornire quante più informazioni possibili. ISS tratterà tutte le questioni e gli argomenti evidenziati nell’ambito di questa politica in maniera riservata salvo nella misura necessaria per condurre un’indagine completa ed equa. L’identità di chi presenta il reclamo sarà mantenuta riservata. 

Leggi la nostra politica Speak Up

Segnalazione di eventi avversi presso lo spazio lavorativo 

- ISS opera in loco in molte sedi e posizioni in tutto il mondo, e gli errori o comportamenti di dipendenti non conformi ai nostri valori e al nostro codice di condotta devono essere segnalati al corrispondente manager o ufficio ISS. 

- Sono considerate questioni serie o delicate le situazioni che potrebbero causare gravi danni se non addirittura la morte nonché comportamenti violenti o discriminatori, incluse molestie sessuali nello spazio lavorativo. Queste possono essere riferite a livello globale secondo la nostra politica Speak Up, se non siete riusciti ad affrontarli con il manager ISS o l’ufficio People & Culture. 

Segnalazione di furti e appropriazione indebita di beni dell'azienda o del cliente 

- Furti o appropriazione indebita di beni di ISS o del cliente da parte di un dipendente o manager ISS dovrebbero essere gestiti con il manager o l’ufficio legale. Se non potete gestire la cosa con il manager o l’ufficio legale, dovreste informarne il Direttore finanziario. 

- Nei casi in cui non potete gestire il furto o l’appropriazione indebita con la gestione nella vostra organizzazione locale ISS, potete prendere in considerazione di segnalare l’evento avverso secondo la politica Speak Up. 

Segnalare una frode 

ISS applica la politica della tolleranza zero nei confronti dei dipendenti e/o partner commerciali che commettono una frode. Una frode è un raggiro o inganno deliberato al fine di assicurarsi un guadagno sleale o illegale. Una frode può assumere diverse forme a tutti i livelli di un’organizzazione. Di seguito sono riportati alcuni esempi, ma non si tratta assolutamente di un elenco esaustivo delle possibili frodi o truffe nella nostra azienda. 

- Un esempio è la falsificazione delle registrazioni degli orari e presenze che possono portare al pagamento di salari eccessivi alla persona che riceve il pagamento. Se sperimentate questo tipo di frode nello spazio lavorativo, dovreste normalmente contattare l’ufficio stipendi. 

- Può celarsi una frode anche nei casi in cui i fornitori o subappaltatori collaborano con manager ISS per far pagare prezzi troppo alti a ISS per i beni o servizi che forniscono. Se venite a conoscenza di una collaborazione con fornitori o subappaltatori, dovreste normalmente contattare l’ufficio legale o il direttore finanziario. 

Segnalare una violazione della legge 

- ISS si adopera per essere una cittadinanza d’impresa rispettosa della legge in tutti i paesi in cui siamo presenti e svolgiamo la nostra attività nel rispetto e in conformità delle leggi e normative internazionali e locali. In particolare, ISS ha promulgato politiche interne per assicurare la conformità con le leggi anticorruzione e sulla concorrenza. 

- Le violazioni delle leggi anticorruzione e sulla concorrenza sono considerate questioni serie e delicate che possono essere riferite secondo la politica Speak Up. 

Segnalare un evento avverso attraverso il nostro strumento Speak Up, o la linea telefonica diretta. 

Abbiamo definito procedure di gestione per assicurare che le informazioni, incluse le informazioni di contatto, che ci fornite attraverso lo strumento Speak Up siano trattate con la massima riservatezza. Avete anche la possibilità di informarvi sullo stato di un’indagine in corso.  

- Invitiamo a notare che possono esservi restrizioni legali su quanto vi è consentito comunicare o segnalare in forma anonima nella giurisdizione dalla quale state effettuando la comunicazione. Inoltre, la politica Speak Up è regolamentata in base alla normativa danese sulla protezione dei dati, per cui ISS deve accantonare e distruggere qualsiasi report che abbia una natura seria o sensibile. Il vostro report può pertanto essere accantonato secondo la politica Speak Up semplicemente perché non è stato inviato al canale di reporting corretto.  

- In casi eccezionali in cui è probabile che seguire la suddetta procedura possa interferire con l’indagine, il Comitato di integrità aziendale può autorizzarci a derogare alle procedure sopra descritte. Tuttavia non riveleremo la vostra identità né i dettagli di contatto salvo vostro preventivo ed esplicito permesso in tal senso. 

Panoramica del processo:

1. Segnalazione: Le segnalazioni che vengono effettuate attraverso il nostro sistema Speak Up vengono trasmesse tramite un canale di comunicazione sicuro e crittografato al Group Internal Audit.

2. Esame: Il Group Internal Audit accerterà se la questione da voi segnalata soddisfa i requisiti per elaborare la segnalazione secondo la politica Speak Up. Successivamente sarà segnalata 
al nostro Comitato di integrità aziendale.

3. Provvedimento: Indagine, provvedimenti e feedback all’utente.

Segnalare un evento avverso

Strumento di segnalazione online

Segnalazione telefonica:

Australia  +(61) 384004587 
Brasile  +(55) 2135000242 
Cile  +(56) 225708734 
Danimarca  +45 38176348
Finlandia  +(358) 942450434 
Indonesia  +(62) 8033218106
Israele  +(972) 39155867 
Messico  +(52) 5511689935 
Olanda  +(31) 208081296 
Norvegia  +(47) 23962607 
Spagna  +(34) 911233031 
Svezia  +(46) 638800915 
Svizzera  +(41) 435086912 
Turchia  +(90) 2129001873
Regno Unito  +(44) 2035144260 
USA  +(1) 6467129310

Domande su un case esistente

Follow-up su un evento avverso che hai comunicato in precedenza.

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